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Vers une automatisation intelligente des processus documentaires

L’automatisation, un enjeu majeur pour les entreprises et administrations françaises

- En 2017, 71% des décideurs interrogés par MARKESS by exægis identifiaient déjà l’automatisation comme l’un de leurs principaux défis à relever en matière de gestion des processus documentaires. 

- En 2019, 18% d'entre eux estiment avoir globalement automatisé leurs processus documentaires. 

« D’après eux, les besoins auxquels répond l’automatisation revêtent d’abord une dimension métier avec l’accélération du traitement des processus métiers (RH, commerciaux, comptables…) et le renforcement de la qualité des processus associés aux documents et contenus numériques traités. Mais derrière l’automatisation, se cachent également une dimension humaine avec la suppression de tâches manuelles récurrentes et la facilitation du travail des gestionnaires, puis une dimension économique grâce à la réduction du coût d’exploitation lié à certaines tâches ou actions », déclare Hélène Mouiche, analyste senior MARKESS by exægis et responsable de l’étude en question.

Le traitement des documents, qu’ils soient encore au format papier ou au format numérique, comporte de nombreux processus répétitifs, simples pour certains, plus complexes pour d’autres. 

Ceux à automatiser en priorité concernent :

● L’identification et la classification des documents, ainsi que leur archivage pour plus des deux tiers des décideurs interviewés ;

● La capture des données, leur intégration au système d’information en place (applications métiers telles que SIRH, CRM, finance…, systèmes de gestion de contenu de type ECM, GED) et la diffusion des documents et contenus numériques pour un décideur sur deux.

RPA et IA : un recours encore timide en 2019 malgré une perception des usages


- 83% des décideurs assimilent en effet l’automatisation des processus à des solutions de workflow, contre 48% à de l’IA et 33% à de la RPA (Robotic Process Automation).

Ainsi, la proportion de décideurs mentionnant recourir à ces technologies plus récentes reste timide. 

- En 2019, 10% des décideurs interviewés mentionnent avoir déjà retenu la RPA.

- 8% envisagent d'y recourir à titre expérimental, en se reposant sur l'utilisation d'agents ou de robots logiciels pour automatiser des tâches répétitives d'un processus métier. 

- D’ici 2021, ce taux devrait doubler, avec des décideurs cependant conscients des limites de la RPA en termes d’automatisation de certaines tâches cognitives.

- A horizon 2021, 27% d’entre eux devraient baser leurs projets d’automatisation sur de l’IA.

Classer des documents, aider à la prise de décision, analyser des données non structurées ou encore détecter des anomalies… les usages de l’IA dans le domaine de la gestion des processus documentaires sont variés et clairement identifiés par les décideurs. Il ne reste plus désormais qu’à les concrétiser et à dépasser le stade des PoC et des expérimentations.

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