La dématérialisation et ses usages dans les entreprises reste un domaine pour lequel le passé et le futur ont un point commun : ils se caractérisent par de multiples et permanentes transformations. Quelles tendances peut-on identifier aujourd’hui ? Laurence Nentas, Directrice Marketing et Communication de Toshiba TFIS, en retient dix qui vont, aujourd’hui et demain, contribuer à « faire bouger » le marché de la dématérialisation.
1. Les directions veulent gagner plus
La croissance du chiffre d’affaires et des marges reste, année après année, la première priorité des directions générales. Gartner, qui mesure régulièrement cet indicateur, assure que, pour 2020, 53 % des dirigeants d’entreprises ont placé la croissance de leurs business en tête de leurs priorités. Cet objectif est d’ailleurs étroitement associé aux leviers technologiques, placés en deuxième priorité. Pour atteindre cet objectif, plusieurs stratégies peuvent être privilégiées, mais automatisation et dématérialisation constituent un socle sur lequel ils vont s’appuyer, surtout dans un contexte où la transformation digitale est, plus que jamais, à l’ordre du jour au plus haut niveau des entreprises.
2. La dématérialisation irrigue tous les métiers
L’époque où seuls quelques entités (les directions financières, juridiques, les services de documentation…) s’investissaient beaucoup plus que d’autres entités dans la dématérialisation est révolue. Désormais, la dématérialisation concerne toutes les fonctions de l’entreprise : du marketing à la logistique jusqu’aux ressources humaines. « La digitalisation du métier RH est effective depuis quelques années. Simplifier le quotidien du collaborateur, structurer et protéger les données personnelles, comme celles de l’entreprise, et pouvoir s’adapter à la révolution numérique sont parmi les grandes tendances qui animeront le marché des solutions RH dans les prochaines années », souligne le cabinet Markess dans son étude sur les innovations digitales en 2020.
3. La dématérialisation devient de plus en plus structurante pour les organisations
C’est la conséquence logique de l’extension du domaine de la dématérialisation : à mesure que de plus en plus de processus se trouvent dématérialisés, leur imbrication et leurs interdépendances, au-delà des inévitables silos qui subsistent dans de nombreuses organisations, font que son caractère stratégique s’affirme clairement.
4. La surproduction d’informations rend incontournable leur gestion dématérialisée
De plus en plus de contenus sont produits dans le monde, sous forme papier mais, surtout, directement sous forme numérique ou mixte et de façon non structurée. Autant d’informations qu’il faut intégrer, classer, gérer, archiver et retrouver. Inutile d’envisager un traitement manuel, sur papier : la quasi-totalité doit être dématérialisée, dès lors que le pilotage des entreprises se fait de plus en plus par la Data.
5. La dématérialisation… au-delà de la dématérialisation
La dématérialisation n’est qu’une facette de la transformation des entreprises. Elle fait partie intégrante de la révolution numérique que nous connaissons : on ne connaît en effet aucune entreprise qui ait réussi sa transformation numérique sans commencer par digitaliser tout ou partie de ses processus, en s’appuyant notamment sur des solutions de dématérialisation. Les plus enthousiastes pourraient même affirmer que la dématérialisation est l’un des piliers de la quatrième révolution industrielle.
6. Le digital devient le quotidien de tous les collaborateurs
A l’heure où l’on ne parle que de Digital Workplace ou de User Experience, les collaborateurs des entreprises baignent, au quotidien, dans le numérique. Ces outils et ses solutions (gestion de contenus, intranets, partage de documents, réseaux sociaux d’entreprise, GED…) reposent sur le traitement dématérialisé des données, d’autant que les utilisateurs, souvent sans le savoir, plébiscitent le « ATADAWAC », sigle qui résume leurs besoins face aux technologies : AnyTime, AnyDevice, AnyWhere, AnyContent.
7. L’expérience client et la personnalisation sont indissociables de la dématérialisation
À l’occasion du Customer Engagement Summit organisé à Paris en janvier 2020, le cabinet d’études Savanta a réalisé une enquête portant sur l’expérience client qui montre que pour les entreprises françaises, l’amélioration de la satisfaction client est l’objectif principal, devant l’augmentation du nombre de clients. Cela impose, entre autres, d’éliminer les silos, et privilégier le multi-canal et d’analyser des volumes importants de données. Ces approches incontournables ont en commun la nécessite de maîtriser les flux d’informations, dans le cadre de processus fluides, de bout en bout… donc dématérialisés !
8. Les solutions sont de plus en plus intégrées
Les offres disponibles sur le marché s’élargissent régulièrement, avec, par exemple, des fonctionnalités de Machine Learning, d’Intelligence Artificielle, de RPA (Robotic Process Automation), de mobilité, de collaboration, de BPM (Business Process Management), d’archivage intelligent… Cela contribue à adresser des besoins de plus en plus diversifiés et, de fait, à la croissance du marché des solutions de dématérialisation, estimée entre 6 et 7 % par an, selon le cabinet Markess.
9. Le Cloud effet accélérateur
La disponibilité des solutions de dématérialisation dans le Cloud renforce leur usage, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, grâce aux atouts de ce mode de consommation : facturation à l’usage, pas d’investissement, adaptation aux pics d’activités, mise à jour régulière, sécurité…
10. Le gap compétitif devient de plus en plus visible
Le temps est l’ami de la dématérialisation. En effet, au fur et à mesure les entreprises les plus avancées, gagnent en performance, en compétitivité et en agilité. Un retard qui, avec le temps, devient de plus en plus difficile et coûteux à combler, pour les entreprises qui n’ont pas encore, ou peu amorcé leur transformation numérique.
