Article de notre adhérent OKI Europe, rédigé par Pamela Ghosal, Directrice générale du service Communication Marketing de la région EMEA
S’habituer au télétravail n’est pas facile pour tout le monde, mais pour les managers qui doivent maintenir la motivation, l’implication et la productivité de leurs équipes, cela est encore plus difficile. Si certaines entreprises avaient déjà adopté le travail à domicile, d’autres ne l’avaient pas mis en place. Désormais les directives pour lutter contre la pandémie de COVID-19 et respecter la distanciation sociale obligent les entreprises à recourir au télétravail et de nombreux responsables doivent apprendre à optimiser leurs équipes tout en veillant à leur bien-être.
Que vous soyez totalement novice ou expert en télétravail, si vous recherchez des conseils supplémentaires, voici nos astuces pour gérer votre équipe à distance :
Contacter régulièrement votre équipe
Facilitez l’adaptation au télétravail en conservant la même organisation que celle à laquelle votre équipe est habituée au bureau. Passer régulièrement des appels audio ou vidéo à votre équipe ou la contacter par le biais des applications de messagerie constituent un excellent moyen de s’assurer que tout le monde travaille ensemble comme si vous étiez au bureau. Cela vous aidera également à informer chaque collaborateur des priorités.
Offrir à votre équipe la possibilité de vous contacter
Il est facile d’oublier l’aspect « être à l’écoute » de la gestion lorsque vous essayez de maintenir la productivité de votre équipe en télétravail. Il est important de veiller à ce que chaque membre de votre équipe sache que vous êtes disponible et qu’il puisse vous contacter s’il a des inquiétudes.
Montrer l’exemple
Le télétravail est source de nombreuses distractions. Néanmoins, dans la plupart des cas, les entreprises s’attendent à ce que les salariés effectuent les mêmes heures qu’au bureau. Il est important de montrer l’exemple. Prouvez à votre équipe que vous travaillez pendant vos heures habituelles et contactez-la régulièrement au fil de la journée. Si vous répondez aux e-mails et êtes présent tout au long de la journée, cela permet aux membres de votre équipe de se souvenir de leurs obligations, à savoir : rester concentré et motivé.
Indiquer les canaux de communication que l’équipe doit utiliser
Il existe de nombreuses plateformes de communication qui aident les équipes à rester connectées, du téléphone aux e-mails en passant par Skype, WhatsApp, Microsoft Teams et beaucoup d’autres. En veillant à ce que tous les membres de l’équipe disposent des plateformes choisies par votre organisation et sache comment les utiliser, vous vous assurez qu’ils ne ratent pas de communications importantes et qu’ils peuvent contacter les autres membres de l’équipe si nécessaire. Il est également utile d’établir un ensemble de règles pour l’utilisation de chaque plateforme. Autrement, vous et votre équipe risquez de vous laisser distraire en recherchant les messages à différents endroits. Par exemple, votre plateforme de vidéoconférence peut être utilisée pour les discussions quotidiennes et les communications externes avec les clients, tandis que les conversations et les actualités liées aux projets en cours doivent être publiées sur votre plate-forme de discussion d’équipe, permettant ainsi à l’ensemble de l’équipe de participer et de partager des informations en lien avec leur travail.
Encourager les interactions
Ce n’est pas parce que votre équipe travaille à domicile qu’elle ne doit plus être solidaire. Encourager les interactions sociales en ligne peut contribuer à remonter le moral de votre équipe et à restaurer l’aspect collaboratif du télétravail. Les interactions qui ne sont pas nécessairement liées au travail (par exemple, pauses café déterminées où les équipes peuvent discuter par webcam et organisation de jeux et de questionnaires en ligne) vous aideront, vous et votre équipe, à maintenir un lien solide même en étant chacun chez soi. Nous traversons une période difficile, mais se souvenir de ces conseils et les mettre en pratique pourrait aider les responsables qui se sentent plus stressés de faire en sorte que les choses se passent bien. Si ces conseils vous ont été utiles, pourquoi ne pas les partager avec les autres responsables de votre entreprise ? En ces temps difficiles, il est plus important que jamais de travailler main dans la main.
