Si la loi 2000-230 consacre l’écrit sous forme électronique et l’admet en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, il faudra attendre mars 2009 et la publication de la norme NF Z42-013 pour répondre aux conditions de conservation. Cette norme définie l’archivage électronique et précise les spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.
Pourtant, des doutes subsistent au sein des entreprises sur la question de la numérisation et de la destruction des documents papier qui s’amassent dans les salles d’archives. Peut-on envisager de numériser et ne conserver que la copie numérique des documents ? Et si oui, comment ne pas atténuer la force probante des documents ?
La copie numérique oui, mais fidèle et fiable !
La réponse arrive :
– d’abord le 1er octobre 2015 par l’article 1379 du code civil qui établit qu’une copie fiable a la même valeur de preuve que le document original ;
– suivi par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 qui fixe le cadre technique faisant d’une copie fidèle une copie fiable : empreinte numérique, horodatage qualifié, signature ou cachet électronique qualifié et la conservation dans des conditions d’intégrité (NF Z42-013).
Il restait à définir comment réaliser une numérisation fidèle de documents. C’est justement l’objet de la publication, en mai 2017, de la norme NF Z42-026 qui définit et spécifie les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et leur contrôle. Il est donc désormais possible de numériser un original papier et d’en réaliser une copie numérique fiable. Les principes et pratiques de numérisation sont clairement définis (NF Z42-026) et la conservation préservant l’intégrité des documents est cadré (NF Z42-013), sachant que les dispositifs techniques appliqués aux documents sont précisés par décret (2016-1673).
Peut-on détruire les originaux papiers ?
Disons plutôt que tout sera bientôt réuni pour pouvoir détruire les originaux papiers. Mais ce n’est pas encore le cas, sauf par exemple, pour les documents fiscaux qui ont fait l’objet d’un arrêté ministériel le 22 mars 2017. Ce n’est pas le cas, parce que la confiance accordée au système organisationnel et technique doit pouvoir être démontrée. Ainsi pour la conservation des documents en conformité avec la NF Z42-013, l’AFNOR a publié un référentiel de certification d’un système d’archivage électronique sous la marque NF 461.
Cette certification est un gage de confiance indispensable à la force probante des documents archivés. Pour la numérisation fidèle, l’AFNOR prépare un référentiel pour cette année. Cette nouvelle certification résultera d’un audit de conformité aux principes et pratiques de la norme Z42-026 et sera donnée sous la marque NF 544. Sous réserve de ces certifications, il y a de fortes probabilités que nos salles d’archives soient rapidement disruptées par la copie numérique fiable, au même titre que de nombreuses activités de l’entreprise.
La capture des copies numériques fiables
La norme Z42-026 prévoit quatre usages pour la numérisation :
1. CS : numérisation centralisée de stock de documents (reprise d’existant par exemple),
2. DS : numérisation décentralisée de stock de documents (numérisation au fil du processus métier),
3. CF : numérisation centralisée de flux (numérisation de courrier entrant par exemple),
4. DF : numérisation décentralisée de flux (numérisation au guichet d’accueil par exemple).
Dans la plupart des cas, les multifonctions présents dans les entreprises sont candidats à la numérisation fidèles des documents. Ils autorisent la saisie de métadonnées de numérisation. Ils procèdent directement et routent les documents vers les traitements d’horodatage et calcul d’empreinte avant de déverser les documents dans un SAE certifié NF 461.
