Alors que le gouvernement appelle à systématiser le télétravail, notre adhérent Sharp Business Systems France partage 5 conseils pour rendre les réunions à distance efficaces. Explications de Christopher Parker, directeur des produits pour l’Europe et des solutions visuelles.
Nous organisons des réunions pour une grande variété de raisons, de la transmission d’informations à la prise de décisions, pour réfléchir à des idées ou même à des fins de sociabilisation. Une enquête menée par Censuswide pour le compte de Sharp Europe a ainsi révélé qu’en moyenne, un employé de bureau passe 17 heures par mois en réunion, ce qui représente un coût de près de 3 400 euros par salarié et par an.
Avec la pandémie de coronavirus, la nature et le lieu depuis lequel sont organisées les réunions ont considérablement changés. En outre, la généralisation du télétravail a poussé les entreprises à former leurs salariés aux technologies collaboratives inhérentes aux réunions à distance.
1 : Choisir les technologies adaptées
- Disposez d’une connexion rapide à Internet, et surtout des capacités de visio-conférence de haute qualité.
Pour le Docteur Nigel Oseland, un des chercheurs mobilisés dans le cadre de notre rapport et psychologue environnemental chez Workplace Unlimited, il s’agit d’un élément fondamental à la réussite de toute visioconférence. « En visioconférence, la dynamique des réunions est généralement différente. Les participants sont non seulement plus facilement distraits, mais ils ont également davantage tendance à passer à côté d’éléments visuels qui ne leur auraient pas échappé dans le cadre d’interactions sociales en personne. »
Tout le monde à un rôle à jouer pour tirer le meilleur parti de ces visioconférences – intervenants inclus. En effet, la possibilité de voir (et pas juste d’entendre) son interlocuteur est un facteur crucial à l’engagement et aux interactions.
Le fait d’avoir un contact visuel avec son public permet :
- de voir si l’on se fait bien comprendre,
- et s’il est nécessaire de mettre l’accent sur ou de répéter une information déjà communiquée.
Ainsi, le choix de la technologie adéquate pour les réunions à distance optimisera les communications verbales et non verbales, créant ainsi une meilleure expérience.
2 : Définir un programme
Idéalement, vos réunions en ligne doivent être aussi productives que possible.
- Assurez-vous d’en définir l’ordre du jour à l’avance et veillez à ce que tous les participants connaissent les principaux thèmes qui seront abordés.
- Précisez chacun des sujets couverts dans l’ordre du jour.
- Attribuez un rôle à chaque participant pour rendre tout le monde actif.
Les participants seront alors mieux préparés pour la réunion, se sentiront plus impliqués et auront davantage l’impression de faire partie d’un projet collaboratif.
3 : Bien choisir le nombre de participants
- Veillez à limiter le nombre de participants aux individus essentiels.
- N’invitez que ceux qui participeront activement.
Le fait de limiter les réunions à quatre ou cinq personnes permettra d’accroître la concentration de chacun, avec à la clé moins de distractions et l’instauration d’une meilleure culture collaborative.
4 : Respecter les règles de base
Toutes les réunions doivent être uniques, et bien que certaines seront plus formelles que d’autres, il est essentiel d’établir des règles de base afin que tout se déroule sans accroc pour l’ensemble des participants.
- Faites en sorte que chacun arrive à l’heure afin de ne pas retarder le début des travaux.
- Avant de commencer, prenez du temps pour prendre des nouvelles des autres membres.
- Commencez par une lecture de l’ordre du jour, suivie d’une présentation des participants.
- N’interrompez pas celui ou celle qui a la parole. Cette simple marque de politesse a d’autant plus de sens en pratique qu’il y a souvent un peu de délai sur une connexion réseau.
5 : Assurer un suivi
- Une fois la réunion terminée, assurez un suivi à l’aide d’une liste de points d’action, de livrables et de dates limites.
- Rendez accessibles toutes les ressources ainsi que tous les documents qui seront générés dans le cadre des prochaines étapes.
- Mettez à disposition un enregistrement de la réunion elle-même, afin que ceux qui n’ont pas pu y participer puissent rattraper leur retard.
En suivant toutes ces règles simples, vos téléconférences seront aussi limpides et efficaces que si chacun des membres se trouvait dans la même pièce.
