La gestion de contenu d’entreprise ou ECM (Enterprise Content Management) offre un moyen efficace de stocker, gérer et partager tous les contenus de l’entreprise. Toutefois, le choix d’une solution suscite de nombreuses interrogations. Kyocera Document Solutions répond aux 10 principales questions que se posent les entreprises sur la gestion de contenu d’entreprise (ECM).
1. Quel est le ROI d’une solution ECM ?
En mettant en œuvre une solution ECM, les entreprises bénéficient d’un raccourci vers une plus grande rentabilité sans les complications et les coûts des autres approches. L’ECM permet aux entreprises d’automatiser les flux de travail, en laissant les tâches les plus laborieuses et chronophages s’effectuer presque instantanément. Les collaborateurs peuvent ainsi consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Quels sont les avantages de la gestion de contenu en entreprise ?
- Flux de travail et productivité améliorés
- Minimisation de l’espace de stockage et des couts associés
- Stockage sécurisé, sauvegarde et transmission de contenu
- Conformité réglementaire
- Accès sécurisé via plusieurs appareils, y compris mobiles
- Accès à distance aux informations
- Accès accru aux ressources actuelles et correctes
- Préférences de dédouanement spécifiques à l’utilisateur
- Logiciel spécifique à l’industrie verticale
- Intégration des données stockées à d’autres systèmes métiers
3. Comment puis-je trouver la bonne solution de gestion de contenu pour mon entreprise ?
L’ECM est plus qu’une simple solution de stockage de documents qui permet de les rechercher et de les retrouver rapidement. C’est un moyen de gérer les documents tout au long de leur cycle de travail : de la création à la suppression.
Voici quelques questions à vous poser avant de choisir une solution de gestion des contenus :
- Quels sont les besoins de votre organisation ?
- La solution ECM est-elle alignée avec les objectifs de votre entreprise ?
- Quelle solution ECM des entreprises similaires à vôtre utilisent-elles ?
- Est-elle simple à utiliser?
- Est-elle facile à intégrer à vos systèmes et applications existants ?
- Est-elle suffisamment flexible pour toute modification future ?
- Est-elle basée sur le cloud ?
- Les collaborateurs peuvent-il facilement accéder aux fichiers et aux documents lorsqu’il travaille à distance ?
- Est-elle sécurisée ?
- Répond-elle aux exigences réglementaires nécessaires ?
- Le fournisseur de la solution ECM offrira-t-il une formation et un accompagnement spécialisés pendant et après la mise en œuvre ?
4. Par où commencer avec une solution de gestion de contenu d’entreprise ?
Il est conseillé de commencer par un processus petit et simple. Il est fort probable qu’une solution packagée existante pour ce procédé existe. Mettez-le en œuvre avec votre fournisseur de solutions, puis évaluez l’efficacité et la productivité que ce processus apporte à votre organisation. À partir de là, vous aurez suffisamment de recul pour automatiser et créer des flux de travail pour des processus plus complexes. De plus, la pandémie de Covid-19 a révélé l’importance d’avoir accès aux informations critiques pour l’entreprise, quel que soit l’endroit, que ce soit au bureau ou en télétravail.
Les organisations peuvent alors tirer parti de solutions ECM dynamiques pour résoudre divers problèmes de gestion de contenu : réduire les processus manuels, minimiser les erreurs de contenus, automatiser la classification des accès. De cette façon, les organisations peuvent consacrer du temps et des ressources à des activités hautement prioritaires.
5. L’ECM peut-il être personnalisé selon mes besoins ?
Chaque solution peut être personnalisée en fonction des besoins du client. Appuyez-vous sur des experts de l’ECM pour personnaliser votre stratégie et ainsi répondre à vos besoins spécifiques.
6. Le déploiement d’une solution de gestion de contenu d’entreprise prend-il beaucoup de temps ?
Cela dépend de vos exigences. Si vous avez besoin d’une solution de bout en bout, comprenant une intégration, des règles de routage et des requêtes de base de données très complexes, le déploiement peut prendre plus de temps à mettre en œuvre. Alternativement, si vous souhaitez simplement prendre un processus manuel simple pour le rendre numérique, la mise en œuvre sera beaucoup plus courte.
Posez des questions à votre fournisseur sur la durée du projet, en fonction des domaines d’amélioration que vous avez identifiés et des bénéfices attendus.
7. La mise en œuvre d’une solution ECM est-elle un exercice coûteux ?
Le coût est lié au temps de développement requis. Plus l’exigence est grande, plus la portée est grande et plus le coût est élevé.
Les fournisseurs proposent des tarifs très variables. Il y a des coûts d’installation initiaux, des frais courants, parfois des couts par utilisateur, des couts de support technique et des frais de mise à jour. Certains appliquent des modèles tarifaires tout-en-un, tandis que d’autres sont plus modulaires dans leur tarification, ce qui peut rendre difficile toute comparaison.
Les couts de base comprennent :
- les frais d’installation,
- les frais de licence annuels pour nombre donné d’utilisateurs,
- les forfaits d’assistance annuels.
8. Les tâches des collaborateurs peuvent-elles être suivies ?
La mise en œuvre de la technologie dans un processus de flux de travail peut révolutionner la manière dont les organisations travaillent. Tout au long de chaque étape du processus, la direction peut garder le contrôle et effectuer des analyses afin de s’assurer que les collaborateurs progressent sur la bonne voie. Les collaborateurs bénéficient également d’un meilleur suivi des tâches. Ils peuvent, par exemple, vérifier l’état d’une commande en quelques clics seulement.
9. La solution ECM respecte-t-elle toutes les exigences réglementaires ?
Se conformer aux exigences réglementaires est un défi permanent pour toute entreprise. C’est pourquoi, il est essentiel que votre solution ECM soit suffisamment flexible pour s’adapter à toutes les exigences en matière de tenue de registres et de sécurité.
10. Les solutions ECM peuvent-elles s’intégrer à d’autres systèmes ?
S’appuyant sur une architecture ouverte favorisant l’interopérabilité, une solution d’ECM s’intègre de manière transparente aux systèmes d’entreprise de base existants pour gérer le flux de documents et d’informations utilisés. Les systèmes ECM sont entièrement personnalisables en fonction des besoins de l’entreprise. Les organisations peuvent facilement développer des intégrations avec n’importe quel logiciel non-propriétaire, fournissant des informations à la demande, ainsi que des capacités de collaboration et de déplacement de documents. Cependant, toutes les solutions ECM ne se valent pas ; avant de vous engager, assurez-vous d’obtenir la garantie que le système s’intégrera à l’infrastructure existante. Cela permettra à l’équipe d’économiser du temps et de l’argent à long terme.
