La question de la dématérialisation des documents au sein des entreprises, groupes d’entreprises, PME/TPE ou administrations, n’est pas nouvelle.
Elle reste, cependant, un pilier de la transformation numérique car elle constitue pour les entreprises un gage de compétitivité et de gain en productivité – en atteste la bonne santé du marché qui enregistre une progression annuelle moyenne de 5% par an et un chiffre d’affaires de 6,53 Mds€ en France pour 2017, qui devrait atteindre 7,75 Mds€ en 2020(1).
Loin d’un « objectif zéro papier » pas toujours réaliste, la dématérialisation est surtout envisagée comme une solution de gestion documentaire performante et efficace des données. L’enjeu n’est plus tellement d’éditer ou de copier des documents, mais surtout d’utiliser la technologie pour apporter de l’intelligence au papier. Les multifonctions, avec leur fonction de scan, font le lien entre documents papiers et fichiers électroniques. Ils représentent la clé d’entrée vers une démarche de dématérialisation.
Les bénéfices de la dématérialisation représentent pour toute entreprise une source de croissance tournant autour de 4 bénéfices principaux :
1/ Faciliter
En simplifiant la circulation des documents entre les services, les dossiers sont traités plus vite et sont accessibles à tout moment par les collaborateurs autorisés.
2/ Rationaliser
Les tâches récurrentes et chronophages, comme les règles opérationnelles et processus métiers les plus courants (validation de factures, gestion de contrats…), sont automatisées.
3/ Sécuriser
Parce que les données confidentielles doivent le rester, les technologies et fonctionnalités intégrées aux solutions de dématérialisation offrent toutes les garanties de sécurité nécessaires (accès sécurisé et chiffré, gestion des droits d’accès et traçabilité des actions…).
4/ Réduire
Les quantités de papier utilisées se réduisent, tout comme le temps passé à rechercher ou classer les documents. Les bénéfices sont nombreux : éco-responsabilité, gain de temps, réduction des coûts des fournitures.
Des solutions de dématérialisation personnalisées
Un projet de dématérialisation n’est performant que s’il est mené avec des solutions sur-mesure, adaptées à chaque contexte d’entreprise. Pour y parvenir, un audit des besoins est nécessaire, permettant de sélectionner le bon matériel et les applicatifs métiers à déployer. C’est donc la combinaison de toutes les fonctionnalités et du confort d’expérience offerte par les multifonctions, associés aux solutions de Gestion Electronique de Documents (GED), qui permettent de prendre en charge la majorité des opérations de dématérialisation. Adapter les applicatifs des systèmes multifonctions devient alors un prérequis pour permettre d’exploiter tout le potentiel offert par ce levier de croissance jusqu’à présent sous-estimé.
(1) Le marché de la dématérialisation des documents à l’horizon 2020 Etude Xerfi Precepta (juin 2017)
