Pour Louella Fernandes, directrice du cabinet d’analyse Quocirca, les entreprises doivent prendre en compte 8 facteurs lors du choix d’une plateforme d’impression cloud.
L’adoption du cloud a connu une croissance explosive l’an dernier. L’infrastructure cloud s’est avérée essentielle pour aider les entreprises à s’adapter au travail à distance, et ainsi devenir flexibles et résilientes en cette période très imprévisible. Alors que les entreprises accélèrent leur migration vers le cloud, l’adoption de l’Edge Computing se développe également en raison de la croissance du paysage IoT et des fournisseurs tels que AWS, Microsoft et Google développent des solutions pour distribuer leurs capacités cloud au plus près de la périphérie.
Réduire les risques et améliorer l’efficience en transférant l’infrastructure d’impression dans le cloud
Il est possible de réaliser des économies importantes en termes d’efficacité et de coûts en déplaçant l’infrastructure d’impression dans le cloud. Le rapport Cloud Print Services 2021 de Quocirca révèle que 72% des entreprises prévoient d’augmenter leur utilisation de l’impression cloud d’ici 2025.
Les équipes informatiques sont, en effet, confrontées à la gestion de l’impression sur un lieu de travail hybride. Les plateformes d’impression cloud sont un moyen efficace de suivre, surveiller et sécuriser l’impression au bureau et à domicile. Les périphériques non fiables, tels que les imprimantes domestiques, représentent une menace pour la sécurité de l’entreprise. Il est donc impératif que les entreprises mettent en œuvre des plateformes d’impression cloud robustes pour réduire leur vulnérabilité aux cyberattaques et minimiser la perte malveillante ou accidentelle d’informations par leurs salariés.
Un marché de l’impression cloud évolutif et diversifié
Le marché est complexe et en constante évolution, avec de nombreuses approches différentes disponibles. Certains constructeurs offrent un service d’impression cloud entièrement géré. Les fournisseurs de logiciels indépendants (ISV) constituent une bonne solution pour les organisations qui exploitent un environnement de flotte mixte, ou lorsque les organisations n’utilisent pas un service d’impression géré (MPS) entièrement externalisé.
Quocirca recommande aux entreprises d’évaluer la manière dont les fournisseurs de services d’impression cloud peuvent les aider dans leur parcours spécifique vers le cloud. Une offre de modèles privés, publics et hybrides permettra aux organisations de faire la transition au fur et à mesure que leurs besoins sur site et dans le cloud évolueront.
8 facteurs à prendre en compte lors du choix d’une plateforme d’impression cloud
1. Sans serveur ou hybride ?
Pour les TPE où le nombre de postes de travail ou d’imprimantes est faible :
- un modèle sans serveur peut être une meilleure approche pour économiser de l’argent sur les coûts et les frais généraux des serveurs d’impression. Ce modèle peut également intéresser les entreprises qui consolident leurs serveurs. Ainsi, elles peuvent contrôler les coûts d’impression et réduire la charge administrative de l’informatique.
Pour les organisations qui disposent de serveurs d’impression ou qui ont des préoccupations en matière de sécurité :
- une solution hybride peut être le meilleur choix. En effet, déployer une plateforme de gestion unique facilite l’utilisation par les administrateurs, tout en permettant la consolidation et la réduction des coûts.
2. Plateforme multi-locataires
Les solutions à locataire unique sont plus coûteuses. Elles offrent cependant un meilleur contrôle global et des capacités de sécurité nominales, mais elles peuvent également créer des risques de disponibilité en raison des processus manuels de maintenance et de mise à jour. Les solutions multi-locataires sont généralement hautement configurables. Elles incluent également une sécurité robuste gérée par le fournisseur de services. La multi-location permet aussi de réduire les coûts, car la plateforme évolue constamment pour prendre en charge une multitude de locataires individuels. La plateforme cloud doit fournir des mises à jour et des fonctionnalités en continu à tous les clients, ainsi que des accords de niveau de service définis. Les clients doivent être tenus informés des changements qui vont être introduits et du moment où ils le seront.
3. VPN
Certaines solutions d’impression cloud sont hébergées sur un serveur cloud, mais nécessitent tout de même un tunnel VPN vers le réseau, ce qui limite l’accessibilité. L’utilisation d’un service VPN pour permettre aux utilisateurs de se connecter à la plateforme d’impression ajoute des frais généraux importants, en termes :
- de performance de la connexion,
- de coût du VPN,
- d’installation et de gestion sur les postes de travail et les mobiles.
Cela peut également créer une faiblesse inutile en matière de sécurité, si le VPN, qui accède à l’ensemble du réseau sur site, est compromis de quelque manière que ce soit.
4. Sécurité des documents
La plateforme d’impression doit permettre soit la compression des travaux d’impression, soit le traitement local d’au moins une partie du travail, plutôt que d’envoyer toutes les données et métadonnées des travaux d’impression vers le cloud. Une plateforme basée sur le cloud peut conserver les travaux d’impression sur le réseau local, derrière le pare-feu. Toutes les données qui sont envoyées entre le client et le cloud doivent être cryptées pour éviter que le flux ne soit capturé par une attaque de type « man-in-the-middle ». Pour garantir la conformité au RGPD, les questions de souveraineté des données se font de plus en plus pressantes, notamment pour les entreprises européennes. Recherchez de préférence des plateformes d’impression cloud hébergées dans plusieurs centres de données régionaux.
5. Gestion des identités et des accès (IAM) et authentification multifactorielle (MFA)
Privilégiez une plateforme d’impression cloud permettant aux utilisateurs de s’authentifier sur n’importe quel appareil en utilisant soit :
- la libération de la carte à puce,
- d’autres formes de communication en champ proche/Bluetooth,
- la biométrie
- ou l’impression du code PIN.
La gestion des identités devient un sujet beaucoup plus important à mesure que les entreprises évaluent les modèles de sécurité « zéro confiance ». Recherchez l’intégration avec des plateformes IAM, telles que Okta et Ping Identity. Au minimum, des systèmes d’authentification multifactorielle (MFA) doivent être mis en œuvre, de préférence à l’aide d’applications basées sur des appareils mobiles.
6. Prise en charge des pilotes natifs
Bien qu’un pilote d’impression universel (UPD) puisse offrir une certaine simplicité, les entreprises doivent envisager des solutions offrant une prise en charge native du pilote, capable d’utiliser toutes les fonctionnalités du MFP. Si cela n’est pas possible, recherchez les UPD qui offrent la meilleure prise en charge des fonctionnalités les plus utilisées par vos utilisateurs, telles que : l’impression recto-verso, l’assemblage, le best-fit, la couleur/noir et blanc, etc. Pour les utilisateurs de Microsoft Azure AD, recherchez une plateforme d’impression cloud qui s’intègre à Universal Print by Microsoft.
7.Prise en charge de la capture de documents
Au-delà de la prise en charge et de la gestion de l’impression cloud, voyez si la plateforme prend en charge les processus de capture de documents. De nombreuses plateformes de cloud computing sont étroitement intégrées à des plateformes intégrées de MFP, prenant en charge les processus de flux de travail numériques.
8. Rapports et analyses
Les solutions traditionnelles de gestion de l’impression offrent des rapports détaillés sur l’utilisation des imprimantes, les performances des appareils, l’utilisation des consommables (toner, papier) ainsi que des informations sur les services. Certaines plateformes d’impression cloud (en particulier celles qui sont basées sur l’impression sans serveur/par IP direct) n’offrent pas de fonctionnalités de reporting étendues ; recherchez donc l’intégration avec des solutions d’analyse. Les rapports sur l’impression à domicile peuvent également être gérés par des appareils périphériques – certains fournisseurs d’impression cloud les proposent comme alternative à l’installation d’agents de collecte de données sur les PC.
Traduction de l’article 8 factors to consider when selecting a cloud printing platform rédigé par Louella Fernandes.